KIEDY NAJEM PRYWATNY WYMAGA KSeF

W 2026 roku wchodzi obowiązek KSeF, który może dotyczyć także właścicieli mieszkań wynajmujących je prywatnie.

Co zmienia KSeF w 2026 – i czy dotyczy Cię jako prywatnego właściciela mieszkań na wynajem?

Wkrótce wejdzie w życie KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. To oznacza, że wielu właścicieli mieszkań wynajmujących je – także prywatnie – może stanąć przed nowym obowiązkiem. Pytanie brzmi: kiedy i czy w ogóle będą musieli korzystać z systemu?

Jako biuro nieruchomości w Tychach wyjaśniamy, kiedy wynajmujący muszą korzystać z KSeF, jak wyglądają nowe przepisy i od czego zależy obowiązek e-fakturowania. Nasza agencja nieruchomości specjalizuje się w obsłudze najmu, dzięki czemu pomagamy właścicielom uniknąć błędów merytorycznych i prawnych związanych z fakturowaniem i najmem. Jeśli wynajmujesz mieszkanie w Tychach lub okolicy — sprawdź, czy KSeF będzie Cię dotyczył.

Kiedy KSeF staje się obowiązkowy

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek e-fakturowania dotyczy dużych firm – tych, które w 2024 r. miały przychód powyżej 200 mln zł.

Od 1 kwietnia 2026 r. do systemu będą dołączać pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze.

Mikroprzedsiębiorcy (np. właściciele wynajmu prywatnego), którzy wystawiają faktury tylko na niewielkie kwoty, mogą mieć odroczenie do 1 stycznia 2027 r. – pod warunkiem, że łączna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy: jeśli w danym miesiącu suma faktur brutto nie przekroczy 10 000 zł — można wystawiać je poza KSeF.

Kiedy wynajem prywatny wymaga KSeF

Oto trzy główne kryteria, od których zależy, czy musisz używać KSeF:

1. Czy masz obowiązek wystawiania faktur – i na czyją rzecz

Jeśli wynajmujesz mieszkanie na cele mieszkalne i nie masz obowiązku wystawiania faktur (np. najem prywatny na rzecz konsumenta), to KSeF Cię nie dotyczy. Nawet jeśli najemca poprosi o fakturę — co do zasady przy najmie prywatnym na cele mieszkaniowe nie masz ustawowego obowiązku jej wystawienia, o ile nie działasz w tym zakresie jako podatnik VAT. Szczegóły mogą zależeć od Twojej konkretnej sytuacji podatkowej, dlatego w razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym. Jeśli jednak wystawiasz fakturę – np. najem na rzecz firmy (firma jako najemca) – wtedy możesz mieć obowiązek korzystania z KSeF.

2. Kto jest Twoim najemcą – konsument czy firma (podatnik VAT)

Jeżeli najemcą jest prywatna osoba (nie firma) — nie musisz wystawiać faktury (więc nie ma KSeF). Możesz to zrobić, jeśli chcesz, ale jest to dobrowolne.

Jeśli najemcą jest firma lub podatnik VAT – faktura (jeśli ją wystawiasz) musi być wystawiona w KSeF, zgodnie z terminami przewidzianymi dla Twojej kategorii podatnika.

3. Czy przekraczasz próg 10 000 zł brutto miesięcznie (dotyczy mikroprzedsiębiorców w 2026 r.)

Jeśli Twoje faktury (łącznie) nie przekroczą 10 000 zł brutto miesięcznie – możesz początkowo wystawiać je tradycyjnie (poza KSeF).

Jeżeli przekroczysz ten próg – od faktury przekraczającej limit stajesz się objęty obowiązkiem KSeF – i nie możesz wrócić do zwykłej faktury.

W praktyce – co to oznacza dla Ciebie jako wynajmującego prywatnie

Jeśli wynajmujesz mieszkania prywatnie osobom fizycznym (konsumentom) — najczęściej nie musisz korzystać z KSeF. Faktura nie jest tu obligatoryjna, a podstawą rozliczeń pozostaje umowa najmu i potwierdzenia płatności.

Jeśli Twój najemca to firma (podatnik VAT) — wtedy, jeśli wystawiasz fakturę, musisz korzystać z KSeF (od daty obowiązku dla Twojej kategorii) — chyba że Twój najem jest zwolniony z VAT i w praktyce nie wystawiasz faktur.

Jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą, a Twoje przychody z najmu są niewielkie — możesz skorzystać z okresu przejściowego do 1 stycznia 2027 r. (o ile faktury nie przekroczą miesięcznie 10 000 zł).

Wynajmujesz mieszkanie w Tychach lub okolicy i chcesz mieć pewność, czy KSeF będzie dotyczył Twojego najmu oraz jak najlepiej przygotować się do zmian? Skontaktuj się z Fidelus Nieruchomości w Tychach. Pomożemy Ci przeanalizować Twoją sytuację jako właściciela, dobrać odpowiedni model najmu i uporządkować kwestie formalne tak, aby nadchodzące zmiany nie były dla Ciebie zaskoczeniem, a wynajem mieszkania pozostał bezpieczny i możliwie jak najprostszy w obsłudze.